Está extendida la opinión de que la redacción de la Agencia Tributaria en sus cartas y comunicaciones a los contribuyentes es farragosa, a menudo ininteligible. Al temor habitual que suscita recibir una carta de la AEAT se une en muchas ocasiones el no entender lo que en ella se dice. 

En cualquier ámbito en el que se utilice un lenguaje técnico existirá siempre un debate entre la necesaria comprensión que debemos facilitar en el receptor y la imprescindible necesidad de precisión que exige la buena praxis del emisor; no hay más que leer un informe médico de alta o un informe de urgencias para saber que el paciente que lo recibe no entiende en muchas ocasiones lo que allí figura escrito; o qué decir del texto de algunas sentencias… Dicho esto, y en la medida en que la sociedad nos está exigiendo un esfuerzo de simplificación que mejore la comunicación con los ciudadanos, la Agencia Tributaria lo ha recogido como uno de sus objetivos en la planificación estratégica de 2020-2023.

La Agencia se fijó como objetivo en dicho trienio el reforzamiento de su comunicación institucional como medio de facilitar su actividad y mejorar el cumplimiento de sus objetivos inmediatos (información y asistencia a los contribuyentes y lucha contra el fraude) y mediato (mejora del cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales), recogiéndose expresamente en la Adenda 2023 al Plan Estratégico que:

“La consecución de dichos objetivos pasa por la puesta en marcha de una serie de acciones e iniciativas estratégicas concretas, destacando, entre otras, …: Introducción de medidas en favor de una simplificación del lenguaje utilizado en las comunicaciones y notificaciones de la Agencia Tributaria.”

El pasado 2 de noviembre de 2023 se anunció la puesta en marcha de ese compromiso para avanzar en la simplificación del lenguaje que utiliza la Agencia Tributaria en su relación con los contribuyentes.

Se trata de un paso importante para la mejora de la comunicación con el contribuyente. Se eliminan barreras de comprensión, haciendo que el literal de los documentos más habituales sea más comprensible y sencillo para sus destinatarios, posibilitando de esta manera una comunicación más eficaz y poniendo a los ciudadanos en mejor situación para el cumplimiento voluntario de sus obligaciones tributarias.

Para ello, la Agencia ha modificado hasta ocho modelos de comunicación y notificación al contribuyente que utilizan distintas áreas de la AEAT en sus procedimientos más habituales. Estas revisiones, que se irán implementando paulatinamente en los próximos meses, alcanzan a más de 3,7 millones de documentos al año.

Las modificaciones afectan, por ahora, a los requerimientos de documentación de IRPF, las propuestas de liquidación y liquidaciones provisionales del mismo impuesto, diligencias de embargo por deudas de terceros (de créditos y de salarios y pensiones) y las declaraciones en Aduana por importaciones de pequeño valor –principalmente compras por internet–, así como a los documentos de representación y de derechos y garantías del contribuyente que acompañan a algunos de estos documentos.

¿Y cómo se consigue esta simplificación? Con la combinación de varios elementos: el acortamiento de la longitud de algunas cartas, la reducción de la sobrecarga de información, la diferenciación y priorización de la información relevante, el rediseño de la forma en que se muestra la información al ciudadano, con elementos gráficos que resaltan y diferencian los distintos apartados y un tamaño de letra que facilita la lectura …, y todo ello conjugándolo con la necesaria precisión técnica a que hacíamos referencia al principio.

En algunos documentos esto ha llevado, a su vez, a una reducción del contenido global. A modo de ejemplo, la nueva diligencia de embargo de créditos pasa a tener 700 caracteres menos y las caras con contenido efectivo pasan de once a seis (concretamente, el anexo con la información a trasladar a la AEAT por parte del receptor de la carta pasa de siete caras a solo una).

Por último, cabe destacar la incorporación de un breve resumen ejecutivo, al inicio de las comunicaciones, en el que trata de explicarse, en un lenguaje comprensible para el contribuyente, el contenido del documento: qué recibe el ciudadano, por qué lo recibe, qué debe hacer a partir de su recepción y dónde puede obtener ayuda y resolver sus dudas.

Este avance sigue la misma filosofía de lenguaje claro y directo que ya se viene utilizando en la nueva aplicación de cita previa disponible en la web de la Agencia, en la APP, en la sede o en la Newsletter de la Agencia, con el propósito firme de avanzar en una mejor comunicación con los contribuyentes.

Georgina de la Lastra y Leralta

Jefa de la Unidad Central de Análisis y Difusión Externa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria